Làm thế nào để ghi lại các giao dịch phải trả tiền - núm vú

Trong QuickBooks 2012, bạn có tùy chọn làm việc có hoặc không có tài khoản phải trả tài khoản. Nếu bạn muốn, bạn có thể ghi lại các khoản chi phí khi viết séc. Điều này có nghĩa là để có một danh sách đầy đủ tất cả các chi phí của bạn, bạn phải có séc ghi lại mà thanh toán tất cả các chi phí của bạn. Cách tiếp cận này hoạt động tốt.

QuickBooks cũng hỗ trợ cách tiếp cận chính xác hơn về chi phí ghi âm. Bằng cách trả lời một vài câu hỏi trong quá trình thiết lập QuickBooks, bạn có thể thiết lập tài khoản phải trả tài khoản, đây chỉ là một tài khoản theo dõi số tiền mà bạn nợ nhà cung cấp và các nhà cung cấp khác.

Bảng dưới đây cho thấy cách giao dịch này được ghi lại. Journal Entry 5 tự động khấu trừ chi phí văn phòng cho $ 1, 000 và tài khoản tín dụng phải trả cho $ 1 000. Đây là mục nhập của tạp chí mà sẽ được ghi lại bởi QuickBooks nếu bạn mua $ 1.000 văn phòng phẩm và sau đó nhập vào hóa đơn đó vào hệ thống QuickBooks.

1, 000

Tài khoản 1, 000

Tài khoản	Tài khoản	Mục lục 5: Ghi nợ tín dụng
Tài khoản	Khi bạn trả hóa đơn đó, QuickBooks ghi lại nhật ký tạp chí 6. Trong mục 6 tạp chí, QuickBooks sẽ ghi nợ các khoản phải trả cho $ 1, 000 và các khoản tín dụng bằng tiền mặt cho $ 1, 000. Hiệu quả ròng trên tài khoản phải thanh toán kết hợp cả việc mua và thanh toán là bằng không.
	Điều đó có ý nghĩa, phải không? Cách tiếp cận được thể hiện trong các tạp chí số 5 và số 6 đếm số tiền mà bạn nợ một số nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp như một khoản phải trả, các khoản phải trả, chỉ trong khi bạn nợ tiền.

Nhật ký 6: Ghi lại khoản thanh toán cho nhà cung cấp

Tài khoản

Nợ Tín dụng

Tài khoản phải trả

1, 000

Tiền mặt	1, 000	ghi nhật ký 6 trong QuickBooks, bạn phải cung cấp tên của tài khoản được ghi nợ. QuickBooks rõ ràng là biết tài khoản nào để tín dụng - tài khoản phải trả tài khoản. Tuy nhiên, QuickBooks cũng phải biết tài khoản chi phí hoặc tài sản để ghi nợ.
QuickBooks cần biết tài khoản tiền mặt nào cần ghi có khi bạn thanh toán số tiền phải trả. Bạn xác định điều này khi bạn viết séc để thanh toán hoá đơn.	Một số điểm tài khoản khác phải trả
Dưới đây là một số điểm bổ sung về Mục 5 và 6 của tạp chí:	Phương thức phải trả phải chính xác hơn.

Phương pháp tính phải trả, đó là những gì mà các tạp chí 5 và 6 cho thấy là cách tốt nhất để ghi hóa đơn của bạn.Phương pháp trả nợ phải trả có nghĩa là bạn ghi lại các chi phí khi các chi phí thực sự xảy ra.

Như bạn đã biết, phương pháp trả nợ phải trả thực sự là hình ảnh phản chiếu của phương pháp tiếp cận phải thu. Lợi ích lớn nhất của phương pháp thanh toán phải trả là bạn có thể theo dõi số tiền mà bạn nợ các nhà cung cấp và nhà cung cấp và nhận ra các chi phí khi chúng xảy ra hơn là khi bạn thanh toán chúng (có thể là một thời gian sau).

Không phải mọi khoản nợ có chi phí.

Nhật ký tạp chí 5 cho thấy khoản nợ được tính vào tài khoản chi phí cung cấp văn phòng. Nhiều khoản phải trả mà bạn ghi nhận là số tiền phải trả cho các khoản chi tiêu.

• Tuy nhiên, không phải mọi giao dịch thanh toán phải thanh toán bắt nguồn từ chi phí phát sinh. Bạn cũng có thể cần phải ghi lại việc mua một tài sản - chẳng hạn như một thiết bị. Trong trường hợp này, khoản ghi nợ không phải là tài khoản chi phí mà là tài khoản tài sản. Khác với thay đổi nhỏ này, tuy nhiên, giao dịch hoạt động theo cùng một cách. Bạn có thể đoán được chi phí hoặc mua sắm tài sản cố định được ghi lại như thế nào nếu bạn không sử dụng tài khoản phải trả tài khoản? Trong trường hợp bạn trả $ 1,000 cho vật tư văn phòng, QuickBooks khấu trừ các khoản cung cấp văn phòng cho $ 1, 000 và khoản tín dụng bằng tiền mặt cho $ 1,000 khi bạn viết chi phiếu $ 1 000. Là một phần của việc viết séc, bạn xác định tài khoản chi phí để ghi nợ.

  Nếu bạn mua một thiết bị trị giá $ 1, mục nhập tạp chí trông và hoạt động tương tự như vậy. Khi bạn ghi lại việc mua hàng, QuickBooks sẽ ghi nợ tài sản cho $ 1, 000 và khoản tín dụng bằng $ 1, 000. Một lần nữa, giao dịch này được ghi lại khi bạn viết séc để thanh toán cho tài sản đó.