Làm thế nào để Chuẩn bị một Hoá đơn trong QuickBooks Online - núm vú

Bạn nhập các hoá đơn trong QBO để thông báo cho khách hàng rằng họ nợ bạn tiền cho hàng hoá mà bạn bán chúng hoặc các dịch vụ mà bạn đã thực hiện cho họ. Trong QBO, bạn có thể chuẩn bị các hoá đơn và gửi chúng bằng email hoặc sử dụng Dịch vụ Bưu điện Hoa Kỳ.

Khi bạn chuẩn bị một hoá đơn, bạn bao gồm thông tin về những gì bạn đang bán cho khách hàng bằng cách bao gồm các mục trên hóa đơn. Bạn tạo mục cho cả dịch vụ và sản phẩm bằng cách sử dụng danh sách Sản phẩm và Dịch vụ. Để nhập một hoá đơn, hãy làm theo các bước sau:

1. Chọn giao dịch → Bán hàng để hiển thị trang Giao dịch bán hàng.

2. Nhấp vào nút Giao dịch Mới, và từ danh sách xuất hiện, nhấp vào Hoá đơn.

   QBO hiển thị cửa sổ Hóa đơn hiển thị ở đây.

   

   Tiêu đề và phần Chi tiết của cửa sổ Hóa đơn.

3. Chọn khách hàng.

   QBO hiển thị địa chỉ gửi thư của khách hàng, điều khoản thanh toán, ngày lập hoá đơn, ngày đến hạn, và tùy chọn Gửi sau. Hình này cũng hiển thị trường Crew # xuất hiện bởi vì hóa đơn đã được tùy chỉnh.

   Nếu một ô xuất hiện ở phía bên phải, nó sẽ hiển thị các giao dịch mà bạn có thể muốn liên kết đến hóa đơn bạn đang tạo.

4. Kiểm tra lại Ngày Hoá đơn, Ngày Đến Hạn, và Các Điều Khoản và thực hiện một lựa chọn thích hợp trong hộp kiểm Gửi sau.

   Nếu bạn muốn gửi hóa đơn qua email, bạn có thể thiết lập tùy chọn của bạn trong Cài đặt của Công ty; hãy nhấp vào biểu tượng bánh răng bên cạnh tên công ty của bạn và chọn Cài đặt Công ty.

5. Điền vào các sản phẩm và dịch vụ mà khách hàng đang mua:

   1. Nhấp vào cột Product / Service và chọn một mục thích hợp cho hóa đơn bạn đang tạo.

      Bạn có thể nhập các ký tự trong cột Product / Service và QBO sẽ giúp bạn tìm ra món hàng.

   2. Tùy chọn, chỉnh sửa cột Mô tả cho mục được chọn.

   3. Sử dụng cột Số lượng, Tỉ lệ và Số tiền để cung cấp số lượng mặt hàng đã chọn mà bạn đang bán, tỷ lệ bạn đang tính phí cho mỗi mặt hàng và số tiền khách hàng phải trả. Khi bạn cung cấp hai giá trị Số, Giá và Số tiền, QuickBooks tính giá trị thứ ba.

   4. Nếu thích hợp, đánh dấu vào ô Thuế.

   5. Lặp lại các bước từ a đến d để thêm nhiều mặt hàng vào hóa đơn.

6. Bạn có thể cuộn xuống trong cửa sổ Hóa đơn, như được hiển thị ở đây, và chọn thuế suất thuế doanh thu và, nếu thích hợp, số tiền chiết khấu hoặc phần trăm.

   

   Sử dụng dưới cùng của cửa sổ Hóa đơn để xử lý thuế bán hàng, thông tin chiết khấu, thư và tệp đính kèm.

   Bạn chỉ thấy tùy chọn Thuế Bán hàng trên hóa đơn nếu bạn đã bật tính năng Thuế bán hàng bằng cách chọn Bán hàng → Đặt Thuế Bán hàng.

   Bạn cũng có thể áp dụng chiết khấu cho hóa đơn nếu bạn đã bật tùy chọn công ty để hiển thị hộp Giảm giá; gõ một thông báo cho khách hàng; loại thông tin trong hộp Ghi nhớ báo cáo, mà QBO chuyển trực tiếp đến bất kỳ tuyên bố bạn tạo ra trong tương lai; và đính kèm một tài liệu điện tử vào hóa đơn.

   Nếu trong hộp thoại Cài đặt Công ty, bạn bật tùy chọn để hiển thị hộp Khoản ở cuối hoá đơn, bạn có thể sử dụng nó để giảm số tiền của hóa đơn theo số tiền ký quỹ mà khách hàng thanh toán.

   Bạn có thể kiểm soát giảm giá là giảm thuế trước hoặc sau thuế bằng cách nhấp vào nút chuyển đổi xuất hiện ở bên trái hộp Giảm giá và Thuế doanh thu. Nhấp vào công tắc hoán đổi vị trí của hai hộp; khi hộp Giảm giá xuất hiện trên đầu trang, giảm giá là tiền thuế.

7. Để đính kèm tài liệu điện tử vào hóa đơn, nhấp vào hộp Tệp đính kèm và điều hướng tới tài liệu hoặc kéo và thả bản sao điện tử vào hộp Tệp đính kèm.

8. Ở cuối cửa sổ, bạn có thể

   • Hủy hoá đơn hoặc xóa cửa sổ và bắt đầu lại.

   • Nhấp vào In hoặc Xem trước để in hoặc xem trước hóa đơn.

   • Nhấp vào Làm định kỳ để thiết lập hóa đơn dưới dạng hóa đơn định kỳ bạn định gửi theo lịch bạn chỉ định.

   • Nhấp vào Tùy chỉnh để tùy chỉnh mẫu hoá đơn.

   • Nhấp vào Lưu để gán một số hoá đơn và lưu hóa đơn trong QBO.

   • Nhấp vào Lưu và Gửi để gán một số hoá đơn, lưu hóa đơn và gửi một bản sao cho khách hàng.

   Một cửa sổ sẽ xuất hiện, trong đó bạn có thể viết một email và xem bản xem trước của hóa đơn. Sau khi bạn gửi hoá đơn, thông tin về thời gian và ngày tháng email sẽ xuất hiện trong tiêu đề.

   Bạn có thể nhấp vào mũi tên bên cạnh Lưu và Gửi, sau đó chọn Lưu và Mới để lưu lại hóa đơn và khởi tạo một hóa đơn mới, hoặc chọn Lưu và Đóng để lưu hóa đơn và đóng cửa sổ Hóa đơn. Tùy chọn bạn chọn sẽ xuất hiện vào lần tiếp theo khi bạn hiển thị cửa sổ Hóa đơn. Trên thực tế, trong bất kỳ cửa sổ giao dịch nào, sự lựa chọn của bạn sẽ xuất hiện trong lần tiếp theo bạn mở cửa sổ.