Làm thế nào để Lập kế hoạch QuickBooks 2014 Hệ thống của bạn - núm vú

Nếu bạn hiểu một vài hình ảnh lớn - những gì kế toán và hệ thống kế toán làm gì - ngay từ đầu, bạn sẽ thấy rằng quá trình Thiết lập QuickBooks làm cho toàn bộ ý nghĩa hơn rất nhiều.

Kế toán gì

Hãy suy nghĩ về những gì kế toán nào. Mọi người có thể tranh luận về những chi tiết nhỏ, nhưng đa số sẽ đồng ý rằng kế toán thực hiện bốn điều quan trọng sau:

• Đo lường lợi nhuận và tổn thất

• Cung cấp hồ sơ chi tiết về tài sản, nợ và tài khoản vốn chủ sở hữu

• Cung cấp thông tin tài chính cho đặc biệt là quản lý

• Các hệ thống kế toán làm gì

Bây giờ hãy xem xét ngắn gọn những hệ thống kế toán nào, hoặc ít nhất là những gì các hệ thống kế toán doanh nghiệp nhỏ thường làm:

Sản xuất báo cáo tài chính, bao gồm báo cáo thu nhập, bảng cân đối kế toán, và các báo cáo kế toán khác.

• Tạo các mẫu đơn kinh doanh, bao gồm séc, chi phiếu lương, hóa đơn, báo cáo của khách hàng, v.v …

• Giữ các bản ghi chi tiết về các tài khoản chủ chốt, bao gồm tiền mặt, các khoản phải thu (số tiền khách hàng nợ công ty), các khoản phải trả (số tiền mà công ty phải nợ nhà cung cấp), hàng tồn kho, tài sản cố định, v.v …

• Thực hiện các chức năng quản lý thông tin chuyên ngành. Ví dụ: trong ngành công nghiệp xuất bản, nhà xuất bản sách thường phải trả nhuận bút tác giả. Vì vậy, kế toán hoàng gia là một nhiệm vụ mà sách của nhà xuất bản kế toán hệ thống thường phải làm.

• Những gì QuickBooks làm được

Được rồi, sau khi bạn hiểu được kế toán nào và những gì hệ thống kế toán thường làm, bạn có thể thấy với một số quan điểm những gì QuickBooks nào:

Sản xuất báo cáo tài chính

• Tạo ra nhiều hình thức kinh doanh thông thường,

• Giữ các bản ghi chi tiết của một số ít các tài khoản chính: tiền mặt, các khoản phải thu, tài khoản phải trả, và hàng tồn kho trong các cài đặt đơn giản

• QuickBooks thực hiện ba trong số các tài khoản chính bốn điều mà bạn mong đợi một hệ thống kế toán để làm. Tuy nhiên, QuickBooks không cung cấp các công cụ kế toán chuyên ngành. Ví dụ, QuickBooks không làm kế toán hoàng gia.

Và bây giờ là tin xấu

Vì vậy, QuickBooks thực hiện ba trong số bốn điều mà hệ thống kế toán làm, nhưng nó không làm mọi thứ. QuickBooks thường là một giải pháp kế toán không đầy đủ. Hãy cẩn thận, do đó, về việc đặt kỳ vọng của bạn. Thông thường, bạn cũng cần phải tìm ra cách giải quyết cho một số yêu cầu kế toán đặc biệt của bạn.

QuickBooks cho phép người dùng và doanh nghiệp có nhiều tính linh hoạt. Vì vậy, quay trở lại ví dụ trước, nhà xuất bản sách có thể làm được nhiều việc cần làm cho kế toán tiền bản quyền trong QuickBooks. Công việc kế toán tiền bản quyền đơn giản chỉ đòi hỏi một số tiền không quan trọng khi doanh nghiệp đang thiết lập QuickBooks.

Tuy nhiên, QuickBooks (hoặc ít nhất là các phiên bản phổ biến nhất của QuickBooks) gặp phải một số điểm yếu đáng kể:

QuickBooks Pro không cung cấp một cách thức tốt để xử lý việc sản xuất hàng tồn kho.

• Tuy nhiên, QuickBooks Premier và QuickBooks Enterprise Solutions hỗ trợ kế toán sản xuất đơn giản. Và QuickBooks Enterprise Solutions cung cấp một số khả năng quản lý hàng tồn kho bổ sung (nhiều trang hàng tồn kho, lô hàng và theo dõi số sêri, và chi phí FIFO) như là một phần của tính năng Kiểm kê Nâng cao. (Các phiên bản này của QuickBooks giúp bạn tính toán quá trình biến thành nguyên liệu thô và cũng giải quyết một số sự phức tạp của hàng tồn kho)

  Chỉ có QuickBooks Enterprise Solutions xử lý tình hình lưu trữ hàng tồn kho ở nhiều địa điểm.

• Nói cách khác, QuickBooks Pro và QuickBooks Premier chỉ đơn giản hiển thị, ví dụ: bạn có 3 000 vật dụng. Nó không cho phép bạn theo dõi thực tế là bạn có 1 000 vật dụng tại kho hàng, 500 vật dụng tại cửa hàng A và 1 500 vật dụng ở cửa hàng B. Mặc dù QuickBooks có thể là một giải pháp không đầy đủ và có thể không xử lý hàng tồn kho theo cách bạn muốn hoặc cần, QuickBooks vẫn là một giải pháp rất tốt. Không, chờ đợi, đó không thực sự mạnh mẽ đủ. Những gì QuickBooks làm, nó làm rất tốt.

Rất có thể một sản phẩm phần mềm kế toán với 600 người dùng sẽ bị ngưng chứ không phải là một sản phẩm như QuickBooks, có 4 triệu khách hàng.