Làm thế nào để thanh toán hóa đơn với QuickBooks 2014 - núm vú

Nếu bạn sử dụng QuickBooks để theo dõi hóa đơn bạn nợ, bạn không sử dụng cửa sổ Viết kiểm tra để ghi lại hóa đơn mà bạn muốn thanh toán. Thay vào đó, bạn nói với QuickBooks để hiển thị danh sách những hóa đơn chưa thanh toán mà bạn đã ghi lại - và sau đó bạn chọn những hóa đơn mà QuickBooks phải trả và tài khoản ngân hàng mà QuickBooks nên viết séc.

Làm theo các bước sau để thanh toán hóa đơn theo cách này:

1Chọn lệnh của Nhà cung cấp → Pay Bills.

QuickBooks hiển thị cửa sổ Pay Bills. Bạn sử dụng cửa sổ Khoản tiền Trả tiền để mô tả thanh toán bạn muốn thực hiện.

2Dđánh giá hóa đơn bạn muốn thanh toán.

Sử dụng nút radio Hiển thị thanh toán ở đầu cửa sổ Các khoản thanh toán để xác định những gì bạn muốn xem. Chọn nút Bật hoặc Trước để hiển thị chỉ những hóa đơn đến hạn vào hoặc trước ngày được chỉ định.

Để xác định ngày, hãy nhập ngày vào hộp Trả trước hoặc Trước. Để xem danh sách tất cả các hóa đơn mà bạn phải trả, hãy chọn nút radio Hiển thị Tất cả Bills.

Bạn có thể sử dụng danh sách thả xuống Sắp xếp theo thứ tự để chọn thứ tự mà QuickBooks sử dụng để liệt kê hoá đơn của bạn. Ví dụ: bạn có thể sắp xếp hóa đơn theo ngày đáo hạn, ngày chiết khấu, nhà cung cấp và số tiền đến hạn.

3Chọn các hóa đơn mà bạn muốn thanh toán.

Để chọn các hóa đơn mà bạn muốn thanh toán, hãy nhấp vào cột kiểm tra. (Cột kiểm tra là cột bên trái trong danh sách các hóa đơn chưa thanh toán, nó đứng đầu bởi một dấu kiểm) Khi bạn nhấp vào cột kiểm tra, QuickBooks đánh dấu các hóa đơn có dấu kiểm. Dấu kiểm cho QuickBooks rằng bạn muốn thanh toán hóa đơn đó.

Để bỏ chọn một hóa đơn, hãy nhấp lại vào cột kiểm tra. QuickBooks loại bỏ các dấu kiểm.

4 (Tùy chọn) Xem lại một dự luật cụ thể.

Bạn có thể xem lại thông tin chi tiết về một hóa đơn cụ thể bằng cách nhấp vào biểu mẫu để nhấn mạnh nó trong danh sách và sau đó nhấp vào nút Chuyển đến. Khi bạn làm việc này, QuickBooks mở cửa sổ Nhập Khoản, hiển thị thông tin hóa đơn. Để đóng cửa sổ Nhập Khoản, nhấp vào nút Đóng.

5Đặt giảm giá.

Nếu bạn nhấp vào nút Set Discount, QuickBooks hiển thị tab Giảm giá của hộp thoại Giảm giá và Tín dụng. Bạn có thể sử dụng tab Giảm giá để nhập số tiền chiết khấu cho hóa đơn. Nếu bạn nhập số tiền chiết khấu cho hóa đơn, bạn cũng nhập vào tài khoản chiết khấu. Đây là tài khoản được ghi có cho việc giảm - giảm giá - đúng với số tiền.

6Đặt tín dụng và nhấp vào Hoàn thành.

Nếu bạn nhấp vào nút Đặt tín dụng của Khoản thanh toán của Khoản thanh toán, QuickBooks sẽ hiển thị tab Tín dụng của hộp thoại Giảm giá và Tín dụng.Tab Tín dụng liệt kê bất kỳ bản ghi nhớ tín dụng từ nhà cung cấp này. Để áp dụng bản ghi nhớ về số tiền do nhà cung cấp, nhấp vào nút Đặt Tín. QuickBooks đánh dấu tín dụng đã áp dụng bằng cách đánh dấu vào cột được đánh dấu.

Khi bạn hoàn thành công việc của bạn với hộp thoại Giảm giá và Tín dụng, hãy nhấp vào nút Xong để đóng hộp thoại và trở lại cửa sổ Thanh toán tiền.

Nhấp vào nút Clear trong hộp thoại Giảm giá và Tín dụng để xóa các khoản tín dụng được áp dụng hiển thị trên tab Tín dụng.

7Sử dụng danh sách thả xuống Tài khoản Thanh toán để chọn tài khoản ngân hàng được sử dụng để thanh toán.

Số dư cuối kỳ cho tài khoản ngân hàng hiển thị danh sách Tài khoản thả xuống.

8Sử dụng danh sách thả xuống Phương thức thanh toán để chọn phương thức thanh toán.

Nếu bạn muốn thanh toán hóa đơn bằng séc, ví dụ: chọn Kiểm tra. Giả sử bạn sẽ in séc trong QuickBooks, chọn nút radio To Be Printed; nếu không, chọn nút radio Assign Check Number để QuickBooks chỉ định số kiểm tra tiếp theo.

Bạn cũng có thể thanh toán hóa đơn bằng các phương pháp khác, chẳng hạn như bằng thẻ tín dụng và bằng thanh toán trực tuyến (nếu bạn thiết lập thanh toán trực tuyến hoặc ngân hàng trực tuyến).

9Sử dụng hộp Ngày Thanh toán để ghi lại ngày thanh toán.

Mục này tương tác với mục nhập phương thức thanh toán. Ví dụ, ngày thanh toán mà bạn đặt, ảnh hưởng đến việc thanh toán trực tuyến được thực hiện. Ngày thanh toán cũng tương ứng với ngày được hiển thị trên séc in.

10 Sau khi bạn chọn hóa đơn mà bạn muốn thanh toán và mô tả cách bạn muốn thanh toán cho họ, hãy nhấp vào Thanh toán tiền đã chọn.

QuickBooks ghi lại các giao dịch thanh toán trong tài khoản ngân hàng để thanh toán hóa đơn đã chọn và đóng cửa sổ Thanh toán tiền.

Hoàn thành nhiệm vụ của bạn.

Bạn vẫn cần in bất kỳ séc không in nào cần thiết để thanh toán hóa đơn nếu bạn đang sử dụng séc để thanh toán hóa đơn. Bạn cũng cần chuyển bất kỳ hướng dẫn thanh toán trực tuyến nào cần thiết để thanh toán hóa đơn, nếu đó là cách bạn đã chọn thanh toán hóa đơn. Nếu bạn đang kiểm tra bằng tay, bạn rõ ràng là cần phải viết tay séc và gửi thư cho họ.

Nói cách khác, tất cả các QuickBooks hiện tại là ghi lại các giao dịch thanh toán trong tập tin dữ liệu QuickBooks. Bạn cần phải in séc, gửi các hướng dẫn thanh toán trực tuyến, hoặc viết tay các séc!