Làm thế nào để tạo và in một Word Mail Merge Mail - núm vú

Trong Word 2010, mail sáp nhập liên quan đến việc mở một tài liệu Word duy nhất, khuấy trong danh sách tên và các thông tin khác, và sau đó kết hợp (sáp nhập) mọi thứ. Điều phổ biến nhất để kết hợp thư là tiêu chuẩn, hình thức thư gây phiền nhiễu, mà bạn có thể in và xuất hàng.

1Bắt đầu một tài liệu mới, trống.

Bạn có thể sử dụng phím tắt Ctrl + N.

2Trong tab Thư, từ nhóm Bắt đầu Thư Trộn, chọn Bắt đầu Thư Trộn → Thư.

Nhập chữ cái. Bạn đang nhập chỉ những phần chung của bức thư, văn bản không thay đổi cho mỗi bản sao bạn in.

3Tìm các lĩnh vực bạn cần trong ALL CAPS.

Bạn không phải nhập thông tin này vào ALL CAPS, nhưng nó cho phép bạn dễ dàng tìm thấy văn bản được thay thế hoặc tùy chỉnh trong tài liệu của bạn. Sử dụng các thuật ngữ ngắn gọn.

4Lưu tài liệu chính.

Bạn có thể lưu bằng cách sử dụng phím tắt Ctrl + S.

5 Trên tab Thư, trong Nhóm Bắt đầu Thư Trộn, chọn Chọn Người nhận → Loại Mới Danh sách.

Nếu tùy chọn này không có sẵn, bạn chưa tạo đúng tài liệu chính. Nếu không, bạn sẽ thấy hộp thoại Danh sách Địa chỉ Mới.

Word giả định rằng bạn cần một chục lĩnh vực để nhập thư của bạn, đó là ngớ ngẩn một số bạn phải giải quyết. Vì vậy, các bước sau đây sẽ xóa các trường bạn không cần trong tài liệu của bạn và thay thế chúng bằng các trường tài liệu của bạn yêu cầu.

6Nhấp vào nút Customize Columns.

Hộp thoại Tùy chỉnh Danh sách Địa chỉ xuất hiện, hiển thị các trường mà Word giả sử bạn cần. Sự ngu ngốc như vậy không thể dung thứ.

7Chọn một trường mà bạn không cần và nhấp vào nút Delete.

Một hộp thoại xác nhận xuất hiện.

8Click Có trong hộp thoại xác nhận.

Hộp thoại đóng lại và trường không cần thiết biến mất.

9Tải lại các bước 8 và 9 cho từng trường mà bạn không cần.

Sau khi gỡ bỏ các lĩnh vực thừa, bước tiếp theo là thêm các trường bạn cần - nếu có.

10Để thêm một trường cần thiết trong tài liệu của bạn, hãy nhấp vào nút Add.

Hộp thoại Tê Thêm Trường hiện ra.

11Tìm tên trường và nhấp vào nút OK.

Đặt tên cho trường để phản ánh loại thông tin trong đó; ví dụ như vị trí Shark Bite.

12Tải lên các bước 11 và 12 cho từng lĩnh vực mới bạn cần trong tài liệu chính.

Khi bạn hoàn tất, hãy xem lại danh sách. Nó nên khớp với danh sách các trường CAPS trong tài liệu của bạn (nếu bạn đã chọn tạo chúng). Đừng lo lắng nếu không - bạn có thể thêm các trường sau, mặc dù phải mất nhiều thời gian hơn.

13 Nhấp vào OK.

Bây giờ bạn thấy các trường được tùy chỉnh xuất hiện dưới dạng các tiêu đề cột trong hộp thoại Danh sách Địa chỉ Mới.

Bây giờ, bạn đã sẵn sàng để điền vào danh sách người nhận.

14Tìm dữ liệu của bản ghi.

Nhập thông tin phù hợp với từng trường: tên, tiêu đề, địa điểm sushi yêu thích hoặc hành tinh xuất xứ, ví dụ.

15Nhấn Tab để nhập trường tiếp theo.

Sau khi điền vào trường cuối cùng, bạn có thể muốn thêm một bản ghi khác.

16 Để thêm một bản ghi mới, bấm phím Tab sau khi nhập trường cuối cùng.

Khi bạn nhấn phím Tab trên trường cuối cùng trong một bản ghi, một bản ghi mới sẽ tự động được tạo và thêm vào dòng tiếp theo.

17Các bước lặp lại từ 15 đến 17 cho đến khi bạn nhập tất cả hồ sơ mình muốn.

Tiếp tục điền vào dữ liệu!

18Xem lại công việc của bạn khi bạn hoàn tất.

Bạn có thể chỉnh sửa bất kỳ trường nào trong bất kỳ bản ghi nào bằng cách chọn nó bằng chuột.

19Click OK.

Một hộp thoại Save As đặc biệt bật lên, cho phép bạn lưu danh sách người nhận.

20Tìm tên cho danh sách địa chỉ.

Tên mô tả là tốt nhất. Rốt lại, bạn cũng có thể sử dụng cùng một danh sách người nhận.

21Nhấp vào nút Lưu.

Bạn quay trở lại tài liệu của mình. Bước tiếp theo trong sự kết hợp thư của bạn là khuấy các lĩnh vực từ danh sách người nhận vào tài liệu chính.

22Chọn vùng giữ chỗ trong tài liệu chính.

Nếu bạn đã sử dụng trình giữ chỗ TẤT CẢ CAPS để chèn các trường trong tài liệu của mình, bạn sẽ có thể dễ dàng định vị chúng.

23Nhấp vào nút Chèn Merge Field.

Menu Insert Merge Field xuất hiện, hiển thị các trường theo danh sách người nhận liên kết với tài liệu chính.

24Chọn trường phù hợp để chèn vào văn bản của bạn.

Ví dụ: nếu bạn thay thế văn bản FIRST trong tài liệu của bạn bằng trường Đầu tiên, hãy chọn trường Đầu tiên từ trình đơn Chèn trường Hợp nhất. Trường được chèn vào tài liệu của bạn và thay thế toàn bộ văn bản ALL CAPS.

25Tiếp tục thêm các trường cho đến khi tài liệu hoàn tất.

Lặp lại các bước từ 23 đến 25 nếu cần để dán tất cả các trường vào tài liệu của bạn.

26Lưu tài liệu chính.

Điểm đến phổ biến nhất cho tài liệu được hợp nhất là máy in. Quá trình in ấn là khá dễ dàng.

27Chọn Hoàn tất và Hợp nhất → In tài liệu.

Hộp thoại Merge to Printer xuất hiện, từ đó bạn có thể chọn bản ghi để in.

28Chọn Tất cả để in toàn bộ tài liệu của bạn.

Ngoài ra, bạn có thể chỉ định hồ sơ để in.

29 Nhấp vào OK.

Hộp thoại In truyền thống xuất hiện.

30Nhấp vào nút OK.

Tài liệu của bạn in.

31Lưu và đóng tài liệu của bạn.

Phù! Hành trình hợp nhất thư của bạn đã hoàn tất.