Tạo một chỉ mục trong Word 2011 for Mac - núm vú

Có lẽ bạn đang làm việc trên một tài liệu dài trong Word mà bạn muốn có một chỉ mục với số trang. Word trong Office 2011 for Mac có thể tự động hóa công việc này cho bạn. Thủ tục này đòi hỏi ba bước:

1. Tạo một bảng các từ hoặc cụm từ được lập chỉ mục, được lưu dưới dạng một tệp đặc biệt được gọi là file phù hợp.

2. Đánh dấu các từ hoặc cụm từ được sử dụng trong chỉ mục.

3. Tạo chỉ mục.

Tạo một bảng các từ và cụm từ để chỉ mục

Word khá thông minh, nhưng bạn cần phải nói cho Word các từ hoặc cụm từ sử dụng trong chỉ mục, và những tiêu đề nào được tạo ra. Bạn nói cho Word các từ hoặc cụm từ được sử dụng trong chỉ mục bằng cách tạo ra một tập tin tương ứng. Thực hiện theo các bước sau để tạo một bảng tương ứng:

1. Trong Word, chọn File → New Blank Document.

2. Từ trình đơn, chọn Bảng → Chèn → Bảng.

3. Trong hộp thoại Insert Table, thiết lập Number of Columns là 2.

4. Nhấn OK để đóng hộp thoại Insert Table.

5. Điền vào ô:

   Cột bên trái: Đặt tất cả các từ trong tài liệu của bạn cần đánh dấu để lập chỉ mục vào cột bên trái, một từ hoặc cụm từ trên mỗi ô.

   Cột bên phải: Nhập tiêu đề mục lục tài liệu thích hợp tương ứng với từng từ trong cột bên trái.

   Không sử dụng các tiêu đề của cột: Không có gì khác có thể nằm trong tệp khớp nối ngoại trừ bảng hai cột của bạn.

6. Chọn File → Save để lưu bảng dưới dạng tài liệu Word và sau đó chọn File → Close để đóng tài liệu bảng concordance.

Đánh dấu các từ hoặc cụm từ để sử dụng trong chỉ mục

Sau khi lưu tập tin tương ứng, bạn có thể sử dụng nó để tạo một chỉ mục từ một tài liệu dài. Thực hiện theo các bước sau để sử dụng một file tương ứng:

1. Trong Word, chọn File → Open.

2. Chọn tài liệu Word bạn muốn lập chỉ mục nhưng không mở nó.

3. Trong hộp thoại Tệp Tệp, chọn Sao chép từ trình đơn bật lên Mở và sau đó nhấp vào nút Mở để mở một bản sao của tài liệu mà bạn muốn lập chỉ mục.

4. Trong bản sao của tài liệu của bạn, chọn Chèn → Chỉ mục và Bàn.

   

5. Nhấp vào tab Chỉ mục và sau đó nhấp vào nút Tự động đánh dấu.

6. Điều hướng đến tập tin tương ứng mà bạn đã lưu trước đó và sau đó nhấp vào nút Mở.

Tạo chỉ mục

Các bước sau tạo chỉ mục:

1. Nhấp vào tài liệu của bạn để đặt con trỏ chèn vào nơi bạn muốn tạo chỉ mục.

2. Trong Word, chọn Insert → Index and Tables.

3. Nhấp vào tab Chỉ mục nếu nó chưa được chọn.

4. Chọn loại, định dạng, kiểu lãnh đạo tab, v.v …; hoặc đi với các cài đặt mặc định để định dạng chỉ mục của bạn.

5. Sau khi bạn thực hiện tất cả các lựa chọn của mình, bấm OK.

   

Khi bạn lập chỉ mục, hãy suy nghĩ về cách bạn muốn phân nhóm phụ làm việc trong tài liệu của bạn. Thử nghiệm một cách tự do cho đến khi bạn nhận được kết quả đúng.