Thêm Danh bạ Mới trong Đạo luật! 2005 - núm vú

Ở mức rất đơn giản, mục đích chính của ACT! là để phục vụ như là một nơi để lưu trữ tất cả các địa chỉ liên lạc mà bạn tương tác trên cơ sở hàng ngày. Bạn có thể thêm và chỉnh sửa tất cả các địa chỉ liên lạc của bạn từ cửa sổ Chi tiết liên hệ bởi vì nó chứa tất cả các thông tin liên quan đến một bản ghi cụ thể và cho phép bạn xem tất cả các lĩnh vực liên lạc của bạn.

Bạn có thể có rất nhiều địa chỉ liên hệ mà bạn sắp chết để nhập vào cơ sở dữ liệu của bạn, do đó hãy nhảy thẳng vào và làm theo các bước sau:

1. Nếu bạn chưa có trong cửa sổ Chi tiết liên hệ, hãy tới đó bằng cách nhấp vào biểu tượng Danh bạ trên trang ACT! Thanh Nav.

2. Trong cửa sổ Chi tiết liên hệ, chọn một trong ba cách để thêm một số liên lạc mới vào cơ sở dữ liệu của bạn:

   • Chọn liên lạc → New Contact.

   • Nhấp vào biểu tượng Liên hệ mới trên thanh công cụ.

   • Nhấn phím Chèn trên bàn phím.

   Khởi động bất kỳ lệnh nào trước đó dẫn đến một bản ghi liên lạc trống. Bạn đã sẵn sàng để nhập thông tin liên hệ mới.

3. Bắt đầu nhập thông tin bằng cách nhấp vào trường Công ty và gõ tên công ty của liên hệ.

   ACT! không phân biệt giữa các địa chỉ liên lạc thực tế và địa chỉ liên lạc trống. Không nhập thông tin hoặc liên tục nhấn phím Chèn kết quả trong nhiều hồ sơ liên lạc trống, không sử dụng và chỉ phục vụ để làm tắc nghẽn cơ sở dữ liệu. Vì vậy, mặc dù bạn có quyền tự do để rời khỏi ACT! lĩnh vực trống, bạn phải nhập một cái gì đó, do đó, bắt đầu với tên của công ty.

   Bạn luôn có thể quay trở lại một bản ghi sau đó và thêm, thay đổi, hoặc xóa bất kỳ thông tin nào trong bất kỳ lĩnh vực nào.

4. Nhấp vào trường tiếp theo nơi bạn muốn nhập thông tin và bắt đầu nhập.

   Bạn cũng có thể sử dụng phím Tab để chuyển sang trường tiếp theo. Nếu bạn vô tình bấm phím Tab một lần quá thường xuyên, bạn có thể thấy rằng bạn đã nâng cao một trường quá nhiều và kết thúc trong trường không đúng. Nhưng đừng bận tâm: Nhấn và giữ phím Shift và sau đó nhấn Tab để di chuyển con trỏ theo hướng ngược lại.

5. Tiếp tục điền vào các trường.

   ACT! đi kèm với khoảng 50 trường được lập trình trước phản ánh nhu cầu của hầu hết người dùng. Nhiều lĩnh vực này khá tự giải thích (và phản ánh loại thông tin mà bạn có thể mong đợi tìm thấy trong bất kỳ sổ địa chỉ nào): tên liên lạc, tên công ty, số điện thoại, thành phố, tiểu bang và mã vùng. Đây là vị trí thuận tiện nằm ở nửa trên của cửa sổ Chi tiết liên hệ. Một số trường có ít rõ ràng hơn:

   • Địa chỉ: Nếu bạn cho rằng ba trường ACT! cung cấp cho các địa chỉ có nghĩa là để lưu trữ ba địa chỉ thay thế, bạn sai!Trường địa chỉ thứ hai và thứ ba có ý nghĩa cho địa chỉ thực sự lâu dài. Trường này là nơi tốt để bao gồm tên tòa nhà nếu nó là một phần của địa chỉ.

   • Nhãn theo phong cách 5160, được sử dụng phổ biến để gửi hàng loạt, thường in bốn dòng thông tin: công ty, số liên lạc, địa chỉ đường phố và mã thành phố / tiểu bang / mã vùng (tất cả ở dòng thứ tư). Nếu bạn cần sử dụng trường địa chỉ thứ hai và thứ ba, bạn cần nhãn lớn hơn.

   • ID / Trạng thái: Trường ID / Trạng thái chủ yếu là trường danh mục, và nó ghi từng địa chỉ liên hệ vào các danh mục. Bằng cách sử dụng trường ID / Status, bạn không phải tự thiết lập nhiều cơ sở dữ liệu: một cho bạn bè của mình, một cho khách hàng của bạn, một cho các nhà cung cấp của bạn, v.v. Trường ID / Status được đặt trước với hàng chục loại được sử dụng phổ biến nhất, bao gồm bạn bè, khách hàng, nhà cung cấp và đối thủ cạnh tranh, điều này khiến cho việc tìm kiếm các loại này dễ dàng hơn.

   • Lời chào: Trường này đề cập đến tên gọi xuất hiện sau chữ Dear in letter được sử dụng trong mẫu thư của bạn. Theo mặc định, ACT!, là loại thân thiện, sử dụng tên đầu tiên. Bạn có thể thay đổi lời chào thành một hình thức chính thức hơn.

   • Nếu bạn thích sử dụng lời chào chính thức hơn là cài đặt mặc định, chọn Tools → Preferences và nhấp vào nút Preferences của Salutation nằm ở tab General.

   • Đã xem: Trường này là một trong những trường hợp được xem thường nhất trong cơ sở dữ liệu. Thông tin nhập vào trường này được sử dụng trong báo cáo Nguồn giới thiệu; không nhập Tham khảo Theo thông tin làm cho báo cáo vô dụng. Vậy thỏa thuận lớn nào? Giả sử bạn đang trả tiền quảng cáo trên hai tờ báo - sẽ không biết cái nào thu hút được những khách hàng tiềm năng nhất sẽ được tốt đẹp? Nếu bạn đang tham dự các chương trình thương mại hoặc dành rất nhiều thời gian và nỗ lực vào trang web của bạn, bạn sẽ không muốn biết nếu những nỗ lực của bạn đã dẫn đến bất kỳ doanh nghiệp mới? Và, nếu một khách hàng hiện tại đang gửi cho bạn nhiều khách hàng tiềm năng mới, sẽ không tôn vinh ông ấy bằng một chiếc bánh giăm bông ngon vào dịp Giáng sinh chứ không phải là bánh trái thường được làm đẹp?

   • Người dùng: Lưu ý rằng một số trường Người dùng nằm ở nửa dưới của cửa sổ Chi tiết Liên hệ. Các trường này chứa thông tin cụ thể cho doanh nghiệp của bạn.

   • Để trống các trường đặc biệt này cho đến khi bạn đổi tên chúng. Nếu không, bạn có thể kết thúc với nhiều loại dữ liệu được nhập vào một trường.

     Bạn luôn có thể quay lại và thêm, thay đổi hoặc xóa dữ liệu trường bất cứ lúc nào!

6. Đừng lo lắng khi ACT! tự động định dạng một số dữ liệu trường của bạn khi bạn nhập thông tin.

7. Thêm dữ liệu của bạn một cách thống nhất nhất có thể.

8. Nếu cần, thêm nhiều mục vào một trường.

   Nói chung, giới hạn bản thân bạn với một mục cho mỗi trường là cách thực hành tốt nhất. Tuy nhiên, theo thời gian, bạn sẽ tìm thấy một tình huống trong đó một địa chỉ liên hệ chia thành hai loại. Ví dụ, JoAnne Chamar có thể là cả một người bạn và một khách hàng. Trong trường hợp này, bạn có thể sử dụng danh sách thả xuống để nhập nhiều mục vào một trường.

   Để chọn một số tiêu chí để đưa vào một trường, hãy làm theo các bước sau:

   • a. Đặt con trỏ chuột vào trường.

   • b. Chọn các lựa chọn bạn muốn.

   • c. Nhấp vào các mục bạn muốn từ hộp thoại Chỉnh sửa Giá trị Danh sách.

   • d. Nhấp vào bất cứ nơi nào bên ngoài hộp thoại để đóng nó.

     Các mục khác nhau xuất hiện trong trường, được phân cách bằng dấu phẩy.

9. Khi bạn điền thông tin cho mỗi địa chỉ liên hệ mới, đừng quên nhấp vào các tab khác nhau ở cuối bố cục của bạn.

   Bạn tìm thấy các trường bổ sung ẩn trên các tab này. Tab Địa chỉ nhà riêng là nơi bạn ghi lại thông tin cá nhân về địa chỉ liên hệ. Bạn có thể có một vài tab khác mà bạn cũng có thể chọn.

   Các bố cục khác nhau hiển thị các tab khác nhau. Nếu bạn thay đổi bố cục hiện tại của mình, có thể bạn đang xem một tập hợp các tab khác nhau.

   Nếu bạn quên nhấp vào các tab đó dọc theo cuối cửa sổ Chi tiết liên hệ, bạn chỉ cần bỏ qua một số lĩnh vực mà bạn cần điền thông tin quan trọng. Vì vậy, hãy chắc chắn nhấp vào các tab đó!

10. Lưu thông tin liên lạc mới.

    Về mặt lý thuyết, bạn không cần phải lưu thông tin liên lạc mới; nó được lưu lại nếu bạn thực hiện bất kỳ việc nào sau đây:

    • Thực hiện bất kỳ ACT nào khác!, bao gồm bất cứ điều gì từ việc thêm một lưu ý hoặc cơ hội bán hàng để lập kế hoạch một cuộc hẹn.

    • Chuyển sang một bản ghi khác trong cơ sở dữ liệu.

    • Nhấp vào nút Lưu (biểu thị bằng biểu tượng đĩa mềm nhỏ trên thanh công cụ).

    • Nhấn Ctrl + S.